Forderungsmanagement mit Bordmitteln

(01.01.2001)

Welchem Gründer und Jungunternehmer ist schon das Schreiben von Rechnungen und Mahnungen in die Wiege gelegt? Erfahrungsgemäß fällt es deshalb vielen Selbstständigen und Unternehmern zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit nicht nur schwer, einwandfreie Rechnungen zu schreiben: Auch die richtige Form und der angemessene Ton von Zahlungserinnerungen ist gewöhnungsbedürftig.

Das ist nicht zuletzt deshalb Besorgnis erregend, weil der geschäftliche Misserfolg von Startups in vielen Fällen mit auf den schleppenden Zahlungseingang zurückzuführen ist. Der ist nach Erfahrungen der Gründungsexperten der Deutschen Ausgleichsbank nämlich ein entscheidender Teil der häufigen Finanzierungsmängel. Die wiederum stellen in mehr als zwei Drittel der Fälle die wichtigste Pleiteursache dar. Mehr als jede zehnte Insolvenz geht sogar direkt auf säumige Kundschaft zurück.

Nun kann ein einzelnes Unternehmen wenig gegen die generell schlechte Zahlungsmoral der - ja oft selbst gebeutelten - Kundschaft machen. Senken lässt sich jedoch das Risiko, selbst von ihr in Mitleidenschaft gezogen zu werden.

Zeitnahe Finanzflüsse fördern

Einwandfreie eigene Produkte und Dienstleistungen vorausgesetzt, tun junge Unternehmen gut daran, sich über den oft dornigen Weg von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang auf dem eigenen Geschäfts-Girokonto klar zu werden.

Die Ursachen für Zahlungs-Verzögerungen können grundsätzlich in zwei Bereichen liegen:

Qualität und Umfang der abgelieferten Leistungen sind strittig.
Kunden können oder wollen ihren Verpflichtungen gar nicht oder nur mit Verzögerung folgen und sich damit selbst Vorteile verschaffen.

Einmal abgesehen davon, dass viele Abnehmer Mängel lediglich vorschieben, lässt sich die erste Zahlungsbremse nur durch möglichst eindeutige Formulierung des Auftragsumfangs entgegenwirken - am besten durch genaue Pflichtenhefte.

Worauf man bei der Ausgestaltung von Werk- und Dienstverträgen, aber auch der Formulierung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) achten sollte, wollen wir Ihnen in einem Folge-Beitrag zeigen. Einen guten Eindruck von den Auswirkungen der geplanten Modernisierung des Zivilrechts, dem so genannten Neuen Schuldrecht, gibt ein aktueller Ecin-Beitrag.

Forderungs-Risiko minimieren...

Auch wenn es banal klingt und angesichts der vorherrschenden Marktverhältnisse leichter gesagt ist als getan: Wer bedrohliche Probleme mit Offenen Posten hat, muss darüber nachdenken, ob er es sich leisten kann, generell oder bei allen Kunden "auf Rechnung" zu liefern.

Wenn die hauptsächlich im Handel anzutreffenden Alternativen wie

Vorkasse oder
Nachnahme

nicht in Frage kommen, dann sollten Sie prüfen, ob nicht zumindest Abschlagszahlungen praktikabel sind.

... oder verteilen

Faire Drittel-Regelungen etwa sorgen in manchen Branchen seit eh und je dafür, dass das wirtschaftliche Risiko nicht einseitig auf dem Rücken eines Beteiligten abgeladen wird. Dabei wird oft abgemacht, dass der Abnehmer jeweils ein Drittel des verabredeten Angebotspreises

bei Auftragserteilung
bei Ablieferung einer ersten Fassung bzw. bei vorläufiger Fertigstellung und schließlich
nach der Schluss-Abnahme

zahlt.

Selbst wenn Sie sich das nicht in jedem Fall erlauben können: Zumindest bei bekannt "trägen" Geschäftspartnern sollten Sie solche Zug-um-Zug-Modelle prüfen.

Bonität prüfen bei Neukunden

Führt bei wertvollen Aufträgen kein Weg an der Rechnungs-Erstellung nach Lieferung oder Leistung vorbei, sollten Sie sich rechtzeitig Gedanken über die Bonität Ihres Kunden machen. Das beginnt im Fall von Neukunden

bei Plausibilitäts-Checks wie der Überprüfung der telefonischen und postalischen Erreichbarkeit von Liefer- und Rechnungs-Anschriften
geht über das Befragen befreundeter Geschäftspartner (beispielsweise im Fall des Zahlungsverhaltens öffentlicher Auftraggeber) und
reicht bis hin zum Abrufen von Informationen aus Wirtschafts-Datenbanken.

Je nach Umsatzhöhe und Zahl von Neukunden kann das in Form von Einzelabfragen oder sogar im Rahmen von Mitgliedschaften geschehen: Während

Spezialisten für die Kreditwürdigkeit von Geschäftskunden sind, bieten Schufa und eScore Auskünfte zur Zahlungsgebaren privater Kundschaft.

Sie alle sind mittlerweile vollständig im Internet recherchierbar. Wer auf einen Schlag mehrere Firmendatenbanken gleichzeitig durchsuchen will, kann die Bestände vieler Datenbanken übrigens auch bei den Informationsvermittlern GBI oder Genios durchsuchen.

Falsche Bescheidenheit oder Blick zurück im Zorn?

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Kunden gesammelt, geben auch die eigenen Unterlagen Aufschluss über deren Zahlungsverhalten. Der Blick in die Debitoren-Buchführung ist vor allem dann hilfreich, wenn trotz ausstehender Zahlungen bereits Folge-Aufträge eintrudeln.

Scheuen Sie sich in diesen Fällen nicht, die Auftraggeber auf das Problem anzusprechen. Und: So wichtig Bestandskunden auch sein mögen - sorgen Sie immer dafür, dass Sie sich nicht durch all zu viel Verständnis mit finanziellen Engpässen der Kundschaft selbst in Bedrängnis bringen.

Das Bestehen auf der Erfüllung offener Zahlungsverpflichtungen als Voraussetzung für Folgelieferungen darf keineswegs mit "Erpressung" verwechselt werden.

Rechnungen abdichten

Anlass für unnötige Zahlungsverzögerungen waren lange Zeit uneindeutige Zahlungsziele in Rechnungen sowie viele Missverständnisse, ja geradezu Legenden über die Art, Anzahl und Formulierung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die allesamt auf den Paragrafen 284 des Bürgerlichen Gesetzbuches zurückgingen.

Strittig dabei war regelmäßig, ob ein Schuldner nun in Verzug ist oder nicht. In Bezug auf Geldforderungen hat der Gesetzgeber hier im vergangenen Jahr endlich für Klarheit gesorgt. Der neue Absatz 3 besagt nun nämlich eindeutig, dass

"der Schuldner einer Geldforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung in Verzug"

kommt. Und: Ab diesem Zeitpunkt können - ohne weitere Mahnung - automatisch Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem "Basis-Diskontzinssatz", derzeit also insgesamt 8,62 Prozent berechnet werden.

Da Geldforderungen außerdem grundsätzlich sofort fällig sind, ist die einst bewährte Angabe genau datierter Zahlungsziele also nur noch erforderlich, wenn man die Kundschaft innerhalb der 30-Tagefrist zu besonders schneller Zahlung anhalten will. Die Möglichkeit, sie einseitig zu früherer Zahlung zu zwingen, gibt es bei der derzeitigen Rechtslage nicht.

Die Formulierung "Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig." sollte daher in den meisten Fällen für hinreichende Klarheit sorgen.

Unabdingbar: die "richtige" Rechnung

Auch wenn hinsichtlich der Fälligkeit von Rechnungsbeträgen und des Verzugs-Beginns vieles einfacher geworden ist, die Anforderungen an eine formal einwandfreie Rechnung haben nach wie vor Bestand. Dazu gehören:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung
Termin der Lieferung oder Leistung
Netto-Entgelt und die
darauf entfallende Umsatzsteuer.

Achten Sie darauf, dass Art und Preis der berechneten Waren oder Leistungen genau mit den bestellten übereinstimmen: Denn jede Abweichung stellt ein mögliches Einfallstor für Kunden dar, die sich durch formale Einwände einen ungerechtfertigten Zahlungsaufschub verschaffen wollen.

Auf verlorenem "Offenen Posten"?

Voraussetzung für ein vernünftiges Forderungs-Management ist zunächst die zeitnahe Überwachung der offenen Posten (OP). Wie Sie die gewährleisten hängt natürlich stark von der Branche und der Größe Ihres Betriebes ab.

Selbst einfache Buchführungs-Programme für kleinere Unternehmen und selbstständige Einzelkämpfer verfügen inzwischen jedoch über so genannte Debitoren-Module. Zusammen mit den dazu passenden Schnittstellen vieler Onlinebanking-Programme, mit deren Hilfe sich Zahlungseingänge auf dem Geschäfts-Girokonto einfach übernehmen lassen, stellt die zeitnahe OP-Buchführung auch in Kleinbetrieben längst keine unüberwindliche Hürde mehr dar.

Von Mahn-Märchen und falschen Form-Vermutungen

Wichtig: Lassen Sie sich bei auftretenden Zahlungsverzögerungen nicht von vermeintlich vorgeschriebenen vielstufigen Mahn-Märchen irritieren, wie sie etwa der Focus bis auf den heutigen Tag kolportiert. Dies um so mehr, als es den angeblichen Ablauf

Zahlungserinnerung
Erste Mahnung
Zweite Mahnung
Dritte Mahnung
Gerichtlicher Mahnbescheid
Vollstreckungsbescheid

auch vor dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen vom Mai 2000 rechtlich nie gegeben hat.

Maßhalten: Zwischen Kommunikation und Klagen

So wenig sich aber seriöse Unternehmer aus Angst vor dem Ausbleiben von Folgeaufträgen davon abhalten lassen sollten, ihre berechtigten Interessen eindeutig zu artikulieren, so wenig Anlass geben die neuen BGB-Bestimmungen zu Rambo-Manieren im Geschäftsleben: Denn zu guten Geschäftsbeziehungen gehört es gewiss nach wie vor, seine Partner freundlich und verständnisvoll auf den Ablauf einer Zahlungsfrist hinzuweisen.

Auch eine folgende klare und unmissverständliche Mahnung wird in vielen Fällen zum guten Geschäfts-Ton gehören. Doch spätestens die sollte im Normalfall den Hinweis auf ein folgendes gerichtliches Mahnverfahren beinhalten. Denn das ist aus Sicht der Gläubiger das einfachste, wirksamste und dabei kostengünstige Verfahren, mit dem man lahmen Kunden Beine machen kann. Trotzdem wird das Instrument erstaunlich selten genutzt.

Gerichtlichen Mahnbescheid erwirken

Dabei wirkt bereits die Ankündigung eines Mahnbescheides oft Wunder: Selbst wenn sie nicht die Zahlung selbst bewirkt, so doch zumindest eine offene Verständigung über den Weg dorthin. Kommt es nicht zu einer glaubwürdigen Einigung mit dem Zahlungspflichtigen, dann funktioniert das gerichtliche Mahnverfahren folgendermaßen:

Sie besorgen sich den erforderlichen Vordruck im Schreibwarenhandel (!) und füllen einige wenige Felder aus.
Sie reichen den Antrag bei Ihrem örtlichen Amtsgericht ein.
Das Gericht prüft Ihr Anliegen lediglich formal auf Plausibilität hin und erlässt daraufhin den Mahnbescheid an Ihren Schuldner.
Nach der Zustellung hat Ihr Kunde 14 Tage Zeit, vor Gericht Widerspruch einzulegen. Widerspricht er, wissen Sie zumindest, woran Sie sind und können überlegen, ob Sie mit einer "richtigen" Zivil-Klage vor Gericht zu Ihrem Recht kommen wollen.
Widerspricht Ihr Schuldner nicht, können Sie unmittelbar anschließend einen Vollstreckungsbescheid erwirken und diesen Rechtsanspruch durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen lassen.

Die Kosten für den Antrag auf Mahnbescheides sind im Gerichtskosten-Gesetz festgelegt und liegen in den alten Bundesländern derzeit bei Forderungen

bis 600 DM bei 25 DM
bis 2.400 DM bei 55 DM oder
bis 5.000 DM bei 80 DM.

- und damit in durchaus vertretbaren Größenordnungen. Weitere Werte finden Sie bei optimahn.de.

"Mahn mal wieder": Online-Mahnbescheide

Viele Verwaltungsaufgaben lassen sich mit Hilfe von Online-Services erleichtern: So auch, Sie werden's ahnen - das Mahnen. Jedenfalls, sofern Sie in Bremen, Hamburg oder Nordrhein-Westfalen ansässig sind: Dann nämlich können Sie das unter optimahn.de erledigen.

Ein vor einigen Monaten durchgeführter Redaktionstest des "Mahnbescheidantrags für jedermann" ergab, dass dieser kostenfreie Service der Düsseldorfer Phinware AG bereits in der Erprobungsphase recht gut funktionierte.

Letzte Mahnung Während optimahn.de dabei auf die papierlose Übermittlung der Anträge an die zuständigen Gerichte setzt, stellt letzte-mahnung.de eine nützliche Ausfüllhilfe für die amtlichen Vordrucke dar. Wer den Weg in den Schreibwarenhandel gänzlich scheut, kann sich - gegen Erstattung der Vordruckgebühr und Versandkosten - die auf Plausibilität geprüften und fertig gedruckten Mahnbescheide auch zuschicken lassen. Die dadurch entstandenen Kosten können übrigens auf die säumigen Schuldner abgewälzt werden.

Beide Dienste versprechen, dass die über gesicherte SSL-Server übermittelten Daten streng vertraulich behandelt und nicht weiter gegeben werden.

Fazit

Auch unterhalb der Schwelle externer Inkasso-Dienstleistungen, kompletter Forderungsabtretungen und teurer Lieferanten-Kreditversicherungen können kleinere Betriebe manches tun, um ihren (Re-)Finanzierungs-Status zu verbessern. Sie sollten die Möglichkeiten selbstbewusst und konsequent nutzen - aus purem Überlebenswillen.

(roc)

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