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Elektronische Stundenzettel
(20.05.2002) "Sag mir, wo die Stunden sind..." Der verbreitete Stoßseufzer vielbeschäftigter (Fre)eLancer, Kleinunternehmer und Projektmitarbeiter kann viele Ursachen und Folgen haben. Eines der größten Probleme: Aufgrund des üblichen "Multitaskings", des abwechselnden Abarbeitens von Einzel-Aufgaben, ist die verursachungsgerechte Zuordnung von Zeitbudgets zu Projekten und Auftraggebern im Nachhinein schwierig und kann oft nur "Pi mal Daumen" vorgenommen werden.
Das hat aber nicht nur Nachteile für Kunden: Wie unser Beitrag Dienstleistungs-Kalkulation zeigt, steht und fällt die Ermittlung angemessener Stundensätze mit der Transparenz des eigenen Zeit-Einsatzes. Schließlich ist die Arbeitszeit bei den meisten "neuen" (und alten) Selbstständigen die entscheidende und immer knappe Ressource.
Mehr noch: Vor allem für die Angebotserstellung bei komplexen (Werk-)Aufträgen sind Ist-Werte der Vergangenheit von unschätzbarer Bedeutung. Nur so ist man einigermaßen davor gefeit, unrealistische und schlimmstenfalls existenzgefährdende Komplett-Preise zu vereinbaren. Einfache StoppuhrEin besonders einfach gehaltenes Werkzeug für die alltägliche Arbeitszeiterfassung von Bildschirmarbeitern ist der Working Time Tracker des US-Anbieters Allnetic. Das kostenlose Windows-Tool gibt es auch mit einer deutschsprachigen Oberfläche - "Oberfläche" allerdings im Wortsinn: Denn die Texte einiger Dialogboxen sind englischsprachig, aber gleichwohl gut verständlich.
Die besondere Stärke des Werkzeugs liegt in seiner jederzeitigen Verfügbarkeit im "Systray": Läuft die "Stoppuhr", ist das Uhrensymbol in Bewegung, sonst steht sie still. Wird der Mauszeiger über das Icon geführt, tauchen die Laufzeit der aktuellen Aufgabe sowie die Summen des (registrierten) Arbeitsaufwands der letzten Tage sowie von laufender Woche und Monat auf. Gestartet, angehalten und gestoppt wird die Zeitmessung über einen einfachen Mausklick auf das Uhrensymbol oder die Tasten-Buttons im Überblicksfenster.Projekte und Aufgaben anlegenVoraussetzung für die Zuordnung der eigenen Aktivitäten zu Projekten und Aufgaben ist aber, dass zuvor die entsprechenden Kategorien im Programmfenster eingerichtet worden sind. Auch das ist über ein aufgeräumtes und gut handhabbares Menü leicht zu bewerkstelligen:
Im Wesentlichen stehen drei Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:
- Unter Projekte können ohne zahlenmäßige Begrenzung übergeordnete Dauer- oder Einzelaufträge angelegt werden, denen immer
- mindestens eine Aufgabe zugeordnet wird. Die Gesamtzahl der Aufgaben ist nicht begrenzt.
- Der Menüpunkt Zeitspannen schließlich erlaubt es, Arbeitsphasen zu starten, zu bearbeiten oder auch nachträglich manuell einzufügen.
Start-/Stopp-AutomatikEin echtes Schmankerl stellt die konfigurierbare Start-/Stopp-Automatik dar. Die Überlegung dahinter: Wenn über einen längeren Zeitraum keine Tastatur-Eingabe und Mausbewegung erfolgt, schlägt das Programm vor, die Zeiterfassung weiter laufen zu lassen oder zu stoppen.
Leider haben sich hier in der deutschen Sprach-Version zwei unschöne Fehler eingeschlichen. Wie die Gegenüberstellung der beiden Dialogboxen zeigt, überschreitet die Textlänge erstens den verfügbaren Platz und wird damit unverständlich. Zweitens verkehrt die Button-Beschriftung "Zeit stoppen" den Sinn der Funktion in ihr Gegenteil:
Davon abgesehen ist die Stopp-Funktion eine durchaus alltagstaugliche Hilfestellung, um Verzerrungen der Statistik vorzubeugen, die beispielsweise durch unerwartet lange dauernde projektfremde Telefonate, adhoc-Besprechungen oder andere "Ablenkungen" entstehen. Die wenigsten Menschen sind in solchen Fällen nämlich so diszipliniert, eigenhändig die Pausen-"Taste" zu bedienen. Standardmäßig ist die Reaktions-Toleranz auf drei Minuten eingestellt, sie kann aber in Sekundenabständen genau auf die persönlichen Bedürfnisse hin angepasst werden.
Allerdings hat sich in der deutschen Fassung der entsprechenden Dialogbox unter "Optionen" - "Anpassen" - "Computerunterstützung" ein weiterer Flüchtigkeits-Fehler eingeschlichen: Der Eintrag neben der dritten (untersten) Checkbox muss lauten "Automatische Stopp-Intelligence verwenden". Dort wird die Wartezeit bis zur vermuteten Benutzerinaktivität festgelegt.
Umgekehrt sorgt ein Start-Impuls dafür, dass man nach Wiederaufnahme seiner Tätigkeit daran erinnert wird, die Zuordnung zu einer Projekt-Aufgabe vorzunehmen. Besonders praktisch: Im Erinnerungsfenster lässt sich blitzschnell die passende Projekt-Aufgabe auswählen.
Der erfreulich geringe Arbeitsaufwand führt dazu, dass selbst kurze Zeiteinheiten ohne großen Verwaltungsaufwand festgehalten werden können. Eingestellt wird das Reaktionsverhalten ebenfalls über "Optionen" - "Anpassen" - "Computerunterstützung".
Weitergehende Programmbestandteile wie Exportschnittstellen oder Auswertungen enthält das Tool in der aktuellen Version 1.51 nicht. Die bereits erhältliche (Beta-)Version 2 hingegen verfügt unter anderem über eine Berichts- und Rechnungs-Funktion.FazitTrotz einiger Schönheitsfehler kann der Working Time Tracker ein effektives, stabiles und leicht zu bedienendes Hilfsmittel im Alltag Computer-"fixierter" Selbstständiger und Projekt-Mitarbeiter sein. Einen Test ist der Download des 1,4MB ZipArchivs jedenfalls durchaus wert. Das Tool ist für Windows 95/98/Me/NT/2000 verfügbar und läuft auch unter XP.
(roc)
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