"BCC" - Der blinde Flecken in der betrieblichen E-Mail-Kommunikation
(09.03.2001) Gerade weil E-Mailen so einfach ist, hat es sich als wichtigster Internet-Dienst so rasant durchgesetzt - und zugleich viele Probleme verursacht. Damit ist in erster Linie noch nicht einmal die unverschlüsselte Übermittlung brisanter Betriebsgeheimnisse oder der gedankenlose Versand megabytegroßer Bildschirmschoner an zig Empfänger gemeint.
Ärgerlich und peinlich können auch schon fahrlässig adressierte Streu-Mails an Personen werden, die sich untereinander nicht kennen: Oder freuen Sie sich, wenn Ihre E-Mail-Adresse ungefragt in Mailings auftaucht, aus denen sich Rückschlüsse auf Ihre geschäftlichen oder privaten Kontakte ziehen lassen?
Und trotzdem outen viele E-Mails sämtliche Empfänger im Klartext, da zur Adressierung nach wie vor weit überwiegend das "An"- oder "CC"-Feld (="Carbon Copy" Kopieempfänger) verwendet wird. Das mag bei der betriebsinternen Kommunikation sinnvoll und vertretbar sein, weil dieses Verfahren ausdrücklich dokumentiert, wer informiert worden ist.
Doch spätestens wenn die elektronische Post sich gleichzeitig an verschiedene externe Empfänger wie Kunden oder Lieferanten richtet, wird es Zeit, sich mit der Möglichkeit des Versands von "Blindkopien" oder "verdeckten Kopien" mit Hilfe des "Blind Carbon Copy"(BCC)-Feldes vertraut zu machen.
Es mag daher rühren, dass die Form der "inoffiziellen" Weitergabe eines Durchschlags früher bei Papier-Memos als unschicklich galt: Jedenfalls verschicken selbst mittelständische Unternehmen oder Behörden heutzutage elektronische Rundschreiben oder gar Newsletter, in denen der komplette E-Mailverteiler für jeden Empfänger lesbar ist. Auch die allseits beliebten Virenwarnungen werden mit Vorliebe und der Einfachheit halber von zahllosen naiven Zeitgenossen offen an alle gerade verfügbaren Absender verschickt.
Abgesehen davon, dass damit manchmal wertvolle Betriebsgeheimnisse in Umlauf kommen ("Schau an, mit denen haben sie also auch zu tun..."), die oft genug rücksichtslos für Marketingzwecke ausgeschlachtet werden, verstößt das Verfahren schlicht gegen geltendes Datenschutzrecht.
Derart sorgloses E-Mailen kann drei Gründe haben:
- Schlichte Unkenntnis und mangelndes Problembewusstsein
- E-Mailprogramme, die die BCC-Funktion nicht unterstützen oder
- Unwissen, wie die Funktion beim eigenen Mailprogramm aufgerufen wird.
Ohne wenn und aber: Mail-Anwendungen, die - wie die weitverbreitete Version 2.0 der T-Online-Software - nicht über ein "BCC"-Feld verfügen, sind für die genannten betriebliche Zwecke schlicht ungeeignet. Aber auch besser ausgestattete Programme machen es unerfahrenen Anwendern in vielen Fällen schwer, weil die entsprechende Eingabe-Möglichkeit standardmäßig deaktiviert ist.
Das gilt beispielsweise für die neueste Ausgabe des Messenger von Netscape
ebenso wie für Outlook Express...
...und auch dessen "großen Bruder" Outlook:
Mit wenigen Mausklicks können Sie aber Ihre Rundschreiben künftig verschicken, ohne dass sämtliche Empfänger voneinander erfahren:
Bei Netscape klicken Sie dafür in das freie Feld unterhalb der "An"-Zelle und anschließend auf BCC.
Bei Outlook-Express ist die Aktivierung der "Bcc"-Funktion hingegen unter "Ansicht" hinter dem Menüpunkt "Alle Kopfzeilen" versteckt. Der ist jedoch nur erreichbar, wenn "Ansicht" in einem Nachrichtenfenster aufgerufen ist. Im Hauptfenster des Programms fehlt ein entsprechender Eintrag.
Bei Microsoft Outlook schließlich blenden Sie das "Geheimfeld" ein, indem Sie im Menü "Ansicht" die Auswahlmöglichkeit "Bcc"-Feld aktivieren.
Webbasierte Freemail-Anbieter wie der von Web.de oder GMX sind beim Design ihrer Eingabemasken übrigens längst dazu übergegangen, gleich alle Adressat-Formen einzublenden.
Einmal eingerichtet, ist das BCC-Feld hervorragend dazu geeignet, jeweils Kopien Ihrer Korrespondenz an einzelne Kollegen, Mitarbeiter oder ganze Projektgruppen zu schicken, um sich auf diese Weise wechselseitig über den Stand von Kundenverhandlungen auf dem Laufenden zu halten.
Wenn Sie jede Nachricht automatisch als Kopie an eine bestimmte Adresse schicken wollen, dann können Sie das beim Netscape Messenger als Standard-Vorgabeoption einstellen. Bei Outlook lassen sich ähnliche Funktionen durch den mächtigen, aber selten genutzten Regelassistenten differenziert vorgeben.
(roc)
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